装上这20款APP,留学生秒变效率Max大神,Deadline从此是路人

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越来越多的人由于过分依赖手机患上了“手机强迫症”,不仅影响学习工作效率还会把生活搞得一团糟。然而对于某些学霸而言,他们每次与手机的“亲密接触”都能使自己效率百倍!难道他们手机里有什么“秘密”嘛?有了主页君推荐的20款待办事项App,从此效率不是事儿!

今天这篇文章,我列举出 20 种值得当作时间管理系统中的收集箱、行动清单的待办清单软件。这些工具肩负几个重要任务:

清空大脑的压力

收集统整所有的杂事

排出具有轻重缓急的任务清单

建立有效的工作流程

当然,工具必须搭配方法,这篇文章只谈工具。下面我会依据各种需求情境和工具特色做分析,写下推荐原因与评论。

以下先从正统的待办清单软件说起。

1. Wunderlist:最好上手整理逻辑的待办清单

Wunderlist 拥有漂亮的界面,以及层次分明的任务清单管理,在操作上是非常顺手的,它区分成「项目分类」、「任务清单」、「执行步骤」三个层次,井然有序,帮助你在细节上规划一个完整项目的执行流程。

而且每个任务底下可以添加详细的说明,插入档案与图片,甚至在协同合作时讨论,让「任务」本身更具体完整。

当任务愈来愈多时, Wunderlist 还提供了聚焦在重要与今日任务的过滤清单。

当然完整的跨平台与云端同步是不可或缺的,整体来说 Wunderlist 是非常好上手,而且任务管理功能完整的一个待办清单服务。

尤其如果你没有自己特殊的时间管理方法,那么单纯依靠 Wunderlist 内置的整理逻辑就能做好整理。

2. Todoist:最简洁但更有力的待办清单

相较于 Wunderlist 的外观风格,Todoist 走的则是简洁有力的路线,它的清单呈现非常清爽,就好像是在一张白纸上列出你的任务,我相信一定有很多朋友喜爱这样的风格。

但 Todoist 外观简洁,功能却不简单,甚至比起 Wunderlist 在时间管理技巧上更有弹性

首先是 Todoist 更多层次的任务分层系统,像大纲一样,在一张清单上就可以把母子项目、母子任务做好各种分层管理,并且收合展开都很便捷

再者是 Todoist 有强大的过滤系统,可以帮我们快速聚焦在某类型任务。

当然协同合作、跨平台云端同步这些基本功能都有,另外 Todoist 还有好用的收集插件,可以快速把邮件、网页收集到待办任务清单。

Todoist 还有独创的 Karma ,用「时间管理游戏化」的概念,帮你一边完成待办清单一边升级!

3. Any. do:学习专注的时间管理工具

在「管理」上 Any.do 没有前面的工具那么强大,但是在「聚焦」上 Any.do 则提供了许多独特设计。像是早上的聚焦今日事件提醒,手机上聚焦下一步行动的设计,还有利用类似 Trello 看板的方式,让你分配今日、明日与之后的任务,从而专注在当下的行动。

我的使用经验是 Any.do 如果用于整理庞大的项目任务时,可能能力不足,但对于个人日常的管理,却提供了很舒服的界面与很聚焦的方式

而且如果以「少,但是更好」的观念来看, Any.do 或许会是专注主义者不错的选择。

4. Remember the Milk:随时记住与专注下一步行动

在还没全面转换到 Evernote 做时间管理之前,我是 Remember the Milk 的爱用者、付费使用者,我维持着用 RTM 管理待办清单大概有五年的时间,

Remember the Milk 是一个非常贯彻「GTD 时间管理方法」的服务,它用快速的语法进行任务的「捕捉」和「理清」,有强大的标签、地点系统做好任务的「整理」,强大的过滤器让你随时「检视」需要的任务,而简洁的界面帮助你聚焦在「执行」上。

尤其 RTM 的标签与地点系统,帮你快速整理「什么情况?什么场合?什么时候?应该去做什么事情」,而这正是 GTD 任务排程系统的精髓之一。

Remember the Milk 还是一个很棒的跨平台云端服务,并且是最早期的专业待办清单工具之一,但直到今日,它依然继续与时俱进。

5. 滴答清单:大陆最多人使用的待办清单工具

我自己没有长期使用滴答清单的经验,但之所以也拿出来推荐,是因为我身边有许多善于时间管理的朋友,尤其是大陆朋友,大多喜欢使用滴答清单。

而朋友喜爱滴答清单的理由,以大陆习惯用语来说,就是「高效」!如果用前面推荐过的待办清单工具来对比:

滴答清单有着 Todoist 的简洁有力,也像 Any.do 一样很适合在手机使用(当然它本身是跨平台的),并且也像 Remember The Milk 那样有着标签管理等弹性的特性。

另外付费版的滴答清单还具备跟日历界面一起管理等功能,有兴趣的朋友也可试试看。

6. OmniFocus:最专业的时间管理工具

最后,在正统待办清单工具中,一定要提到的就是 OmniFocus。 我之所以没将 OmniFocus 当作自己正式时间管理工具,只是因为它没有正式的 Windows 与 Android 版本,是更偏向 Apple 系统的时间管理工具。 但这不能抹灭 OmniFocus 是许多人心目中最专业时间管理工具的地位

相较 Remember The Milk,OmniFocus 更深入地融合了 GTD 的时间管理技巧。相较之前的待办清单工具,OmniFocus 全面地考虑到时间管理的各种需求

如何更快收集?如何聚焦工作?如何追踪任务?如何划分工作情境?如何切换不同的工作视野?如何和日历一起管理?如何区分项目与杂事?

所有时间管理要面对的问题,以及解决问题需要的功能,OmniFocus 基本上都帮我们想到了,并且建立起一套非常专业且迅速的运作流程(当然,这个迅速,需要你先花时间摸熟整个 OmniFocus 的功能系统)。

除了正统的待办清单软件外,其实要满足:收集任务、整理任务、排程任务的需求,还有很多其它工具可以做到待办清单要做的事,不一定只能使用 To-Do List 工具。

首先第一个要介绍的,就是「笔记类」工具,在没有电子设备的时代,我们本来就是在用笔记做时间管理,所以理所当然,笔记类工具也可以当作待办清单来使用

而且笔记类工具通常在「收集与整理任务资料」上,会拥有比一般待办清单工具更强大的弹性

如果你的时间管理是需要「管理很多资料、想法、策划」的朋友,或是你想「完全自由」的设计自己待办清单的朋友,那么「笔记类工具」会是你的好选择。

7. Evernote:笔记上的 GTD 时间管理方法

第一推荐,当然是我自己爱用的 Evernote,相信电脑玩物读者都很熟悉了,我就不多做介绍。

8. OneNote:建立层次分明的项目任务清单

很多朋友在整理项目时,更喜欢使用 OneNote ,尤其是你真的在做一个复杂且「需要有序」的项目排程时。

因为 OneNote 有非常严谨且多层次的笔记分类排序功能,可以像是一本大纲严谨的书籍一样去整理你的项目、报告。

加上 OneNote 在笔记内强大的排版能力,可以把任务清单会轻松快速,但又井然有秩序地做好分层整理

在整理复杂项目,需要做好清晰排序时, OneNote 会是很适合的待办清单工具。

9. Google Keep:轻松管理任务的便利贴技巧

用 Evernote、OneNote,还是用 Google Keep 当做笔记待办清单?这就好像想要用 OmniFocus 还是 Any.do?是重量级与轻量级之间的选择。

轻量级不一定就是不好,完全是看每个用户自己适合的需求为何。

如果你的公司本身已经有严谨且庞大的工作任务管理系统,而你需要的是一个「个人随身管理生活」的待办清单工具,那么 Google Keep 说不定就很适合。

10. Apple 备忘录

而越来越强大的 Apple 体系下的内置备忘录,本身已经是一个完善的笔记工具,同时也就是一个好用的收集任务、管理任务的系统。

如果你的工作都是在 Mac 与 iPhone 系统内,那么使用 Apple 备忘录作为待办清单(也可搭配内置的提醒事项功能),也是不错的选择。

11. 纸本笔记本:快狠准清单的子弹笔记法

当然,既然要把笔记本当作待办清单,怎么可以遗漏最重要的「纸本笔记本」呢!如果你决定使用纸笔记本当作待办清单,那么我也不会觉得不好,只要运用技巧,任何工具都可以是好工具。

而我最推荐在纸本笔记本上做清单的技巧就是「子弹笔记法」,它原生地为了纸本而设计,方便我们在有时难以修改、有时难以搜索的纸本中,也能建立有系统、有目录、好聚焦的待办清单

如果你的待办清单不是为了自己而做,而是为了团队项目而做,那么这时候你需要的就是团队的待办清单工具。

我认为团队项目管理,和个人时间管理,是 2 种有区别的时间管理方式,所以它们会适合不同的管理工具。

12. Asana:知名的专业团队任务控管服务

我认识不少团队使用 Asana 当作它们的项目控管工具。 Asana 除了可以列举清单外,更重要的是在任务收集、任务分配、协同合作、任务资料管理上,有其更适合团队工作的强项,并且让每一个成员可以找到自己负责的工作,并追踪进度。

更进一步的, Asana 有非常好的搜索、过滤、排程机制,让任务量很多时,也可以不杂乱的排序,像是有一个类似 Trello 的看板可以控管多个项目的目前进度等等。

13. Trello:最直觉的团队项目管理看板

一个在团队待办清单上的推荐工具,是看起来不像待办清单,但其实是更直觉的任务管理服务: Trello ,它用看板列表的方式,让任务可以清楚地排列在流程上,还让个人或团队可以清楚地鸟瞰整个项目进度。

接下来让我们慢慢进入其它特殊待办清单的类型。

有的朋友不喜欢前面那些待办清单工具里那么繁复的管理功能,对这些朋友来说「一张清爽但有弹性的清单」就能管理好大小事情,这才是最高的时间管理境界。

另外你可能不喜欢或困扰于任务杂乱的现象,很多散落任务不知如何管理,那么大纲工具可以帮你练习「任何事情都必须有组织」的习惯。

如果你想试试看这样的技法,那么下面的「大纲工具」会很适合你。

14. Workflowy:简单但专业项目任务清单

Workflowy 代表的是一种与众不同的时间管理境界,它同样可以收集杂事、排程任务、处理待办,但它认为所有事情都应该是一个「有序」且「关联」的整体,所以你只需要一张清单,所有事情都可以在这张清单上处理和完成。

如此一来,你不用再管前面各种工具里的那些分类与功能,就在 Workflowy 的一张清单中把所有「和你有关」的任务列出层层组织的大纲吧!

15. Dynalist:强烈逻辑组织的待办清单

这样的大纲形式待办清单,能够有效地帮助任何事情都「进入一个有组织的状态」,因为不会有单独存在的任务,任何任务一定是某一个层级某一个节点之下的关联。

如果你常常觉得自己收集任务都很散落,找不到组织,那么或许回头试试看这类大纲形式的组织工具,会帮你解决问题也说不定。

就我所知,也有不少朋友会直接把电子信箱当成待办清单,一来信箱本身就是收集任务的来源,二来许多信箱软件具备强大的整理排程功能。

所以干脆把所有任务都统整到你的邮件系统中,不失为一个待办清单的使用方法。

16. Outlook 中进行 GTD 时间管理

如果你习惯使用 Outlook 软件,那么一直以来 Outlook 就不只是收发邮件的工具,它也可以结合日历、任务排程、任务提醒。 再结合它的强大自动过滤功能,直接把 Outlook 打造成你工作上的待办清单系统,其实很简单。

17. Google Inbox 中进行 GTD 时间管理

同样地,结合 Google Inbox邮件服务、 Google Keep 笔记系统、 Google 日历,其实也就是一套 Google 的 Outlook ,而这时候我们一样可以利用这个系统,当作任务待办清单工具。

18. Gmail 中进行 GTD 时间管理

如果你不习惯使用最新的 Google Inbox,还是喜欢传统的 Gmail ,那么当然也可以直接把 Gmail 当作任务排程系统。

19. Google 日历:在日历上管理待办清单

最后介绍 2 种特殊的待办清单,第一种是有的朋友喜欢什么事情都在日历上管理,把待办清单也写在日历上

那么这时可以利用 Google 日历内置的「任务清单」功能,开启它,就能在日历上排程清单。

20. XMind:用思维导图划出项目规划

或者,你的任务清单不只需要排程,还需要更鸟瞰的关联整理,要让你看出整个项目有没有缺口?有没有关联?还可以延伸哪些任务?

这时候有的朋友就会用「思维导图」来当作待办清单,像是 XMind 与许多思维导图软件本身就内置待办任务管理功能。

只要善用「思维导图法」的技巧,其实思维导图也可以当成项目任务规划清单来使用。

以上,就是我认为适合当作待办清单的工具,你会发现有很多选择,而且满足不同类型的需求,挑一款适合自己的,搭配方法,帮助自己做好时间管理吧!

 

 

 

来源:電腦玩物

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